Gode råd til kommunikation på arbejdspladsen
Uanset om det via e-mail, Teams eller Slack, udføres meget af vores arbejde ved hjælp af forskellige kommunikationsplatforme til at interagere med ledere, kollegaer og kunder. Men hvordan skal vi opføre os på de forskellige platforme? Vi guider dig gennem nogle vejledende principper og tankegange for at minimere risikoen for kommunikationsfejl.
Er det okay at bruge smileys i chats med din leder? Hvad med jokes eller GIFS, når du kommunikerer med kunder eller sender kollegaer et meme, som du fandt sjovt? Kan du cc alle på kontoret om at dele din glæde over, at kollega X snart har fødselsdag?
Vi har alle været der. Så mange spørgsmål, så mange scenarier. Hvad skal man gøre?
Vi beklager at sige det, men det afhænger af situationen. For kun fem eller ti år siden var det fornuftigt at bare liste svarene, og du var ikke i tvivl om, hvordan du skulle skrive til din leder. Spol frem til år 2021 og et hav af digitale kanaler og kommunikative miljøer vokser dag for dag – hver med deres eget formål, traditioner og intern logik.
Her er fire tips, der skal overvejes for at holde dig sikkert på sporet i din arbejdskommunikation.
Forstå virksomhedskulturen
For at forstå kommunikationen er du nødt til at forstå den kultur, hvor den finder sted. En start-up inden for teknologi eller IT vil sandsynligt ikke have en kultur, der er identisk med en mæglervirksomhed eller en bank, der har eksisteret i århundreder.
Det betyder, at hvad der er okay og ikke okay med hensyn til intern og ekstern kommunikation, altid vil variere. For eksempel: I en bestemt formel organisation er det usandsynligt, at du uanmeldt går ind på din leders kontor. I en bestemt uformel organisation kan denne form for improviseret kommunikation være velkommen - endda blive belønnet.
Tilpas kommunikationen
Så ja, sørg altid for at forstå og tilpasse retningslinjerne for kommunikationen for din arbejdsplads. Hvad det indebærer, kan variere ret meget afhængigt af, hvor du er:
- Hvis du er en ny i en virksomhed, har du endnu ikke haft tid til afkode det kulturelle, så stil spørgsmål og sørg for, at tingene rettes ud under din onboarding. Hvilke kommunikations- og brandretningslinjer har din arbejdsgiver? Hvilke formelle og uformelle regler skal du være opmærksom på, når det kommer til hierarkier, privatliv og gennemsigtighed?
- Hvis du har været i virksomheden i et stykke tid, har du muligheden for at skabe en positiv indflydelse på kommunikationen, så snart du har tilpasset dig den. Har du indsigter og erfaringer, der potentielt kan forbedre den måde du, dit team og virksomheden kommunikerer på? Måske har uformel daglig kommunikation på Teams/Slack – snarere end uendelige e-mails – haft en tendens til at forbedre effektiviteten? Eller måske har disse værktøjer gjort kommunikationen mindre klar og mindre effektiv? Her skal du huske, at din mening er og bør værdsættes højt.
- Hvis du befinder dig et sted imellem, så stil flere spørgsmål. Ved at tale med din manager og dit team samt få en solid forståelse af kundeoplevelser, vil du fremskynde din tilpasning og måske hurtigere blive en god ambassadør for virksomheden.
Omfavn mikro-feedback
Et andet vigtigt aspekt ved måden at arbejde på og udvikle sig på er mikro-feedback. Mikro-feedback er et populært paraplyudtryk for en vigtig ændring i feedbackkultur, som vi ser stort set i hele verden. Hvis det ”gamle” feedbackparadigme skulle gemme ALT feedback til lange og komplekse årlige ”performance reviews” (og det var det), handler det nye paradigme om at gøre feedback til en kontinuerlig og organisk proces. På gruppeniveau ønsker young professionals deres feedback i hurtige og relevante bidder. Her følger en række tips til, hvordan du på bedste vis giver feedback:
- Feedback skal sigte mod udvikling, ikke vinde argumenter
- Feedback skal komme fra den rigtige person, ikke en tredjepart
- Feedback skal gives så hurtigt som muligt (i en stressfri og konstruktiv sammenhæng)
Kunsten at give, modtage og bede om feedback er faktisk en tovejs-kommunikation. Det er din leders job at være åben med dig med hensyn til din præstation, dine styrker og svagheder, dit potentiale til at udvikle sig osv. Omvendt er det dit job at lade din lede din leder vide, hvordan du ser tingene, hvad du synes om din arbejdsbyrde og din udviklingsplan – og ikke mindst – hvad der er vigtigt for din generelle trivsel på arbejdspladsen.
Mikro-feedback har ingen ”magisk formel”. Men det er et godt værktøj til at opbygge åbenhed og en gensidig tillid.
4. Når du en dag laver en fejl
Vi laver alle fejl. Måske sker det ikke i dag, måske ikke i morgen, men en dag kan du komme til at sende en uheldig statusopdatering, GIF eller ”e-mail til alle på alle kontorer”. Århundredes indsigter i krisekommunikation siger alle det samme: Erkend din fejl. Vær åben og gennemsigtig, undskylde hvis du har såret andres følelser eller forårsaget skade på nogen måde.
Gode nyheder: Det er her, forståelse af virksomhedskultur og opbygning af en solid feedbackstruktur kommer ind. Chancerne er, at det ikke føles så svært at kontakte din manager eller den, der er relevant i situationen, og forklare, hvad der lige er sket. Du kommunikerer allerede løbende mindre eller større forhold, så her er der kun en ting mere at prøve at finde ud af sammen. Du er ikke i et ”worst case scenario”, selv hvis det kan føles sådan i øjeblikket. Den værste situation er IKKE at forstå din virksomhedkultur og IKKE at have en åben og organisk dialog med din manager.
Så læs eller genlæs disse råd. Du – og din leder – vil takke os senere.
.jpg?format=webply&quality=20)