Eksperttips: Lær at arbejde på en smartere måde

Først, her er et spørgsmål til dig.

Er du en del af det mikroskopiske mindretal, hvis arbejdsliv stort set altid defineres af en følelse af superproduktivitet. Du har en afslappet mental tilstand og en karriere, der helt ubesværet vokser sig større i løbet af dagen? Så tillykke. Du behøver sandsynligvis ikke læse denne artikel. Bliv ved med at gøre, hvad du gør nu.

Men for de fleste af os er det ikke et billede, der beskriver vores hverdag særligt godt. Selv hvis du elsker dit job og din har en støttende ledelse, er det normalt at opleve digital stress, prioriteringsproblemer og udfordringer med at balancere arbejde og fritid. Det er blevet "den nye normale virkelighed" i arbejdslivet i det 21. århundrede. Nogle gange håndterer vi udfordringerne godt, andre gange knap så godt, men de grundlæggende dilemmaer forsvinder ikke rigtig. Lyder det mere velkendt?

"Det, det hele handler om, er at have strategier for sit arbejdsliv," siger Mattias Ribbing. Han har dedikeret sit arbejdsliv til at forsøge at optimere og "hacke" den måde, vi håndterer ny information på.

"Lad os tale om e-mails. Ifølge undersøgelser modtager vi i dag i gennemsnit 126 e-mails om dagen. Og ifølge den samme undersøgelse er der 70% chance for, at vi læser hver ny e-mail inden for 6 sekunder. 6 sekunder! Det viser, hvor fragmenterede vores hjerner er. Det er så ofte vores fokus flyttes fra én ting til en anden. Det er interessant at tænke på, hvor hurtigt tempoet er accelereret. For kun tyve år siden, da e-mails var en relativt ny ting, hørte vi lyden fra indbakken og tænkte: "Skønt, en ny e-mail. Den skal læses!" Det er bestemt ikke tilfældet for de fleste mennesker i dag."

– Det du siger, er: Vi har brug for nye strategier?

"Ja, det er nemlig helt rigtigt. Eller nok nærmere: Måske har vi slet ikke en strategi! Jeg har ofte set, hvordan folk går fra ikke at have nogen strategi for arbejdslivet til en strategi, der har en mærkbar effekt. Forskellen er enorm.”

Mattias Ribbing beskriver teknikkerne, der fremhæves som enkle, nærmest trivielle. Han siger ofte, at folks første reaktion er: "Næh, det køber jeg ikke. Det kan ikke være så nemt." At "arbejde smartere" kan nemt give et indtryk af, at det er noget vanskeligt og kompliceret, der tager uger og måneder med masser af krævende arbejde.

Men det gør det ikke, siger Mattias Ribbing. Når du først har afprøvet teknikkerne i det virkelige liv, vil du opleve forskellen næsten med det samme. Her er hans tre vigtigste indsigter og teknikker, som du kan begynde at anvende med det samme.

– Hvis jeg nu har vænnet mig til at være "multitasker", hvordan bryder jeg så det mønster?

"Et fantastisk værktøj er 'one-point-bullet list'. Det, du skal gøre hver morgen, når du er på vej til arbejde, er med én sætning af definere, hvad din dag handler om. Hvad er det vigtigste at opnå i dag? Skriv det ned på et stykke papir, så sker der noget rigtig interessant. Når du vender tilbage fra mindre vigtige aktiviteter, der har forstyrret dig i dit fokus (f.eks. læsning af e-mails, deltagelse i et møde, der ikke haster osv.), ved din hjerne med det samme, hvor du skal hen. Din sætning er så at sige din retning. Det er en måde at træne din hjerne i at finde fokus på – og det er utroligt givende."

Pomodoroteknikken

– Hvordan gør jeg det?

"Spørg dig selv: Hvornår og hvor er en specifik enhed eller digital tjeneste mest nyttig for mig? Det er ikke jævnt fordelt i tid og rum. Jeg er en stor fortaler for "dedikerede enheder", hvilket vil sige, at du har en veldefineret plan for, hvornår, hvor og hvordan du bruger en bestemt teknologi. Er din bærbare computer altid det optimale arbejdsredskab? Nej, den er optimal til kortvarigt fjernarbejde. Er det en god idé at have alle dine arbejdsmails i lommen, når du rent faktisk forsøger at slappe af og tilbringe tid sammen med din familie? Sikkert ikke. Udviklingen inden for teknologi de sidste par årtier er gået den modsatte vej! Vi samler alle aspekter af vores liv i nogle få tekniske enheder, såsom mobiltelefonen. Det er et kæmpe problem."

Så hvad er løsningen?

"På en måde har vi allerede løst problemet – kun i andre sammenhænge. Tænk på mad! For kun et par hundrede år siden var der mangel på mad. Hvis du fandt noget med sukker i, så spiste du det. I dag kan vi spise sukkerholdig mad, når vi har lyst. Derfor har vi indrettet særlige rum til at spise i (køkken, restaurant) og særlige måltider (morgenmad, frokost, aftensmad). Det er sociale konventioner, der gør det nemmere at leve i en verden af overflod. Fremadrettet tror jeg også, at vi vil begynde at regulere vores forhold til information. Vi skal huske på, at hele den situation er helt ny for os. Vi lærer undervejs!

Det er tre vigtige teknikker for alle, der ønsker at arbejde smartere og mere energibesparende. Der er selvfølgelig andre teknikker. Men det vigtigste, siger Mattias Ribbing, er bare at komme i gang og prøve det. "Den største forhindring er ofte skepsis. Når du først har afprøvet teknikkerne i det virkelige liv, vil du opleve forskellen næsten med det samme. Stop multitasking. Håndtér tiden på en måde, der passer til din hjerne. Rekonstruér din brug af teknologi. Det er alt sammen ting, du kan begynde at gøre noget ved lige nu."